2．
寫作摘要的時態用一般現在時，因為報告正在寫作中。如 “This report shows...”屬于正確表達，而“This report will show...”則不妥。
3．
摘要中無需引用具體數據�？捎� “by and large / the vast majority / only a few”等表達大概的數據或趨勢。
（二）標題（Title）
標題應盡可能概括報告的內容，因為它是整篇報告的信息濃縮，而且標題應該準確、客觀，不應像報刊的文章標題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標題應該是名詞短語或動名詞短語。
（三）導言（Introduction/ Terms of Reference）
在導言部分，簡要說明報告的寫作背景和主旨。此外，還應該注明報告是提交給何人、何時提交的。如果是事件調查報告應首先說明事件的經過，包括事件發生的日期、時間、地點、情況敘述等。以下是導言部分寫作的常見句型。
1．The report examines / explains...
2．The purpose of this report is to... investigate / evaluate / study...
3．The objective of this report is to... recommend / analyze / give...
4．The aim of this report is to... estimate / assess...
5．Enclosed is a report about...
（四）材料收集方法（Methodology / Proceedings）
這部分應說明收集信息或資料的方法和步驟。在報告中注明、提供這一信息可以增強報告的真實性和客觀性，尤其是意見調查報告。當然并不是所有的報告都需要收集資料，因此，并非每一種報告都需要提供這部分內容。這部分內容在整篇報告所占篇幅較短，可以寫成一個段落。以下是該部分寫作的常見句型。
1．A sample of workers was individually asked for their opinions.
2．A questionnaire was completed by those who were surveyed in this project.
3．The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers. （五）調查結果（Findings）
這部分是報告建議的依據，其內容應當準確無誤，結構清晰，語言流暢。這部分內容的每一個段落都應當有一個明確的主題句，一般放在段首，這樣便于讀者攝取這部分的信息。以下是主題句寫作的常見句型。
1．The findings of the investigation indicate that...
2．It was proposed / found / felt / discovered that...
3．It was generally the case that...
（六）結論（Conclusions）
結論部分是寫報告的人在報告調查結果的基礎上對調查結果進行的總結和解釋。同一個調查結果會因為撰寫者的不同而得出不同的結論，但這部分不應當包括報告前文中沒有提到的新的信息。
（七）建議（Recommendations）
建議往往是許多商務報告寫作的最重要的部分。一份報告的有效程度常常取決于報告中所提供的建議質量的高低。建議部分的主要內容為報告撰寫人在經過充分的論證后認為應當采取的措施或行動。報告人有時也會描述采取措施后可能出現的結果。
（八）附錄（Appendices）
正式的商務報告為了增強報告的說服力或真實性往往會有一些附加材料，因其篇幅較長不宜放在報告當中，只能選擇放在附錄中。這部分內容可能包括圖表、統計數據、實驗室報告、問卷調查等。當然，若無此需要則不需增加附錄部分。
五、書寫報告的準備工作及書寫步驟
在撰寫報告之前，應做好充分的準備。因此，撰寫者不妨先回答以下幾個問題。
1．報告的目的：為什么寫這份報告？
每份報告都要先確定報告的宗旨或目標。衡量報告成功與否的標準就是看這些確定的目標能否達到。宗旨或目標也可以被認為是“目的”，你不妨自問：“我的目的是什么 ?”，是介紹信息、傳授知識、銷售商品，還是激勵或說服觀眾？事實上，一份報告可能不止一個目的。我們可以從另一個角度來描述報告的目的，即報告的結果是為了解決問題。比如一家公司打算遷到另一個地區，此時可通過說明關于遷址的好處和過程的報告來解決雇員們的問題，減輕他們對突然被迫搬家或辭職的憂慮。
2．
報告的接收對象：誰是報告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？
3．報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？
4．
報告的結構：如何構思報告？如何做到結構清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設計報告的格式還是公司有現成的格式可以參照？
5．報告的寫作期限：報告須何時上交？
事實上，在報告中，幾乎任何你想要交流的內容都帶有一定程度的勸說成分。如果你想要聽眾接受你和你的觀點，那么就必須做好準備——既要做好自身的準備，又要做好報告內容的準備。你所樹立的形象能幫助你達到自己所希望的效果�；卮鹜暌陨蠁栴}后，可以按照以下四個步驟進行運作。
1．收集信息（ Collecting information）：收集信息可以采取口頭或書面形式�？陬^形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等；書面形式指的是用辦公室便函（ Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調查（ Questionnaires）等方式向公司內部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關材料（如產品目錄、價格單等）也屬于書面收集信息形式。
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