如果收信人與你早已熟識，除業務關系密切之外還有一定私交，則可以在后面直呼其名，例如：Dear Jack; Dear Mark等。
如果只是認識對方但沒有太多私交，可用 Dear Mr. 后接其姓氏，例如： Dear Mr. Williams; Dear Ms. Green等。Miss用于未婚女性， Ms.則不論婚否都可使用，不知收信人婚姻狀況時，用 Ms.比較妥當。
如果不知收信人的姓名，可以通稱為 Dear Sir或 Dear Madam或 Gentlemen。如果連收信人的性別也無法確定，可以采用 Dear Sir or Madam的形式。如果已知收信人具體職務、職稱或其他職業頭銜時，可以采用職務或職稱來稱呼對方。例如：President Lawrence; Dear Export Manager等。
（二）商務信函的正文部分
正文是信函的主體，是信函中昀重要的部分，用于說明寫信的目的和主要的通訊內容。正文中一般要簡述寫信的目的。如果以前有過來往，信函的第一段應提及上次的通信，即寫信人表明已經收到對方來信，并以簡潔的語句簡述一下那封信的內容。中間一段占了信函的主要篇幅，用以充分展開并闡明所要表達的意圖或意見。昀后一段稱為結束語，提出對閱信人的要求，如請迅速答復等。盡量一段只講一個問題或一個要求，仍然要求正文簡明扼要，條理清楚。
需兩頁或更多信紙時，應在續頁上注明收信人的全名、頁數和日期。一封商業信函的正文一般包括以下四個基本部分：開頭（ opening or introduction）；細節（ details）；對應（response or action）和結尾（ ending）。請看下圖這封信的大體結構。
1開頭（寫此信的背景） 
2細節（舉出具體的事實和數字） 
3對應（所期望的行動） 
4結尾（禮貌結束）

第一部分：說明寫這封信的原因是對以前哪封信、合同或文件的應答。
第二部分：說明提出問題和具體要求。

①詢問情況或提供相關的細節。

②可分段，每段有一個主題。

③段與段之間應有邏輯上的銜接。
第三部分：說明期望對方所做出的反應和行動或說明寫信人將采取的行動。
第四部分：簡短、禮貌地過渡到結束。

（三）商務信函的結尾部分
就像兩個朋友分別時說“再見”一樣，結束信函寫作時也要有信尾客套語。信尾也屬于信函的一部分，它會傳遞許多有用的信息，因此這部分是不能被忽視的。一般來說，信尾通常包括兩個內容：結尾敬語和簽名。
1．結尾敬語：結尾敬語又叫“禮貌結束語”，是信的結尾的標志。結尾敬語分三類。第一類是昀正式信函，第二類為較正式信函，第三類為非正式信函。不同類型信函的開頭和結尾都要遙相呼應，也就是說，如果開頭語是正式語，結尾語也應是正式語，反之亦然。總之，信函的風格要首尾一致。
常用的結尾敬語一般有 Yours faithfully, Yours truly, Yours sincerely, Very truly yours, Yours very truly, Faithfully yours等，稍顯親近一點的有 Sincerely, Sincerely yours, Cordially等等。
結尾敬語的第一個字母要大寫，末尾加逗號。還要注意與前面的稱呼相匹配。
2．簽名：每封商業信函都必須簽名。簽名意味著對這封信的內容同意并負有責任。這部分一般位于結尾敬語處三到四行，包括親筆簽名，打字簽名。如果寫信人有頭銜，打字簽名下還要加上頭銜或職位稱呼。為了讓收信人辨認清楚寫信人的簽名，應該在手寫體簽名的下方，再打印出簽字人的姓名全稱。
We are anticipating the early arrival of the goods.（信結尾）
Yours sincerely,（結尾敬語）

（1） （2） 
Mary Smith     或  For Golden Star Trading Co., Ltd （簽名部分） 
PP Fred Bolas   Jenson Mores 

Office Manager   Office Manager
（四）商務信函的可選部分
大部分商務信函有時還包括可選部分，即根據具體情況可以增減的部分。
1．參考編號（
Reference Number）。發信人為了在收到對方復信之后能盡快識別與自己發出的哪一封信有關，收信人在回信時為了發信人能夠盡快處理自己的信件，通常都會在各自的信箋中寫上 Our ref:或 Your reference 等“參考編號”。

2．經辦人（
Attention line）。經辦人是指公務信函中的公司、機關負責某一具體事務的職員的真實姓名。在發出的信函中“經辦人”一欄里把自己的姓名署上，既是負責任的表現，也是為了讓收信人單位在回信時把你的姓名寫在同一位置，提高辦事效率。

經辦人姓名寫在信內地址和稱呼之間，一般在稱呼之上空兩行之處，居中或加一條下劃線以示強調。

3．事由（
Subject / Caption）。“事由”又稱“標題”，作用在于突出信函的寫作目的或主要內容，使收信人能迅速識別來信意圖。事由要簡明扼要，昀好不要超過一行。

4．附件（
Enclosure /Encl./ Enc.）。商務信函經常需要附上其他文件以資佐證，這就是“附件”。附件一般包括產品目錄、訂單、發票、樣品或樣品圖片、樣本、價目表、報價單等。附件的標記通常在信箋的左下角。
　
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