第六章報告的書寫
一、高質(zhì)量報告的重要性
在商業(yè)活動、相互往來和教育等環(huán)節(jié)中，報告是一種重要的交流媒介。它使人們有機(jī)會在很短的時間內(nèi)獲得大量信息。據(jù)估計，每天會產(chǎn)生各種各樣的報告達(dá) 2500~3300萬份之多。在人生的每一步中，每個人都要與團(tuán)體中的其他人共享信息。然而，很少有人天生就具備優(yōu)秀報告者的才能。
報告是會議至關(guān)重要的一部分，一份高質(zhì)量的報告會對會議成功產(chǎn)生積極的影響。同時，有研究證明：平均而言，每個管理者每天要把 50%以上的時間花費(fèi)在各種會議上，而參加這些會議并不是件讓人激動的事情。
有人曾經(jīng)參加過毫無趣味的研討會、商業(yè)會議或培訓(xùn)會議嗎 ? 據(jù)新澤西州西奧蘭治的激勵系統(tǒng)研究，在接受調(diào)查的 200個美國公司副總經(jīng)理中有 40%的人承認(rèn)，他們在聽商業(yè)報告時打過瞌睡。他們對商業(yè)報告的一般評價是： 51%的人認(rèn)為報告“有趣或吸引人”；而
44.5%的人認(rèn)為報告“枯燥而不可忍受”。
如果報告者和會議的組織者提高效率，那么個人和公司的生產(chǎn)力都將得到提高。在當(dāng)今這個競爭激烈的世界里，提高生產(chǎn)力是至關(guān)重要的。而精彩報告所具有強(qiáng)大的說服力將在成功的道路上助你一臂之力。
二、報告的定義和類型
商務(wù)報告是報告人對做過的工作或從事過的商務(wù)活動向本公司或公司內(nèi)部的主管部門所做的詳細(xì)匯報，它提供了具體的信息、數(shù)據(jù)和意見，是一種高度專業(yè)化的交流方式。它是主要針對某種特殊的、有意義的商務(wù)目的，向一個人或多個人提供的公正、客觀和有計劃的事實(shí)陳述。報告中所陳述的事實(shí)必須與事件、條件、質(zhì)量、進(jìn)展、結(jié)果、問題或提議的解決方案有關(guān)，幫助當(dāng)事人了解復(fù)雜的商業(yè)情況，計劃進(jìn)程以及解決問題，使上級領(lǐng)導(dǎo)就一系列事件做出決策。它也可以是商業(yè)機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行的一種交流方式。報告的范圍很廣，其長短規(guī)模和復(fù)雜程度也不盡相同。一般來說，報告分以下兩類：
（一）日常報告
1．
商務(wù)代表就商務(wù)訪問所寫的報告
2．
公司經(jīng)理就部門工作所寫的報告
3．
公司設(shè)備和維護(hù)報告
4．
工作進(jìn)度報告
5．
安全報告
6．
事故報告
（二）特別報告
1．
對具體信息的要求的反應(yīng)所作的書面報告
2．
對某一特別課題進(jìn)行了研究和調(diào)查后寫出的報告
3．
對某一策略做出改變所作的報告
4．
銷售報告和市場調(diào)研報告
三、商務(wù)報告的基本寫作原理
無論是哪種報告，在寫作方法上都要遵循以下基本原則。
1．
明確報告的接收對象，分析他們的需要。不同的接收者（如管理人員、技術(shù)人員、一般職員）需要的信息不同，在寫作時要選擇接收者希望得到的信息。
2．
注意客觀性和真實(shí)性。要如實(shí)報告研究調(diào)查及其他商業(yè)活動的過程和結(jié)果。闡述事實(shí)本身，少花筆墨去寫不相關(guān)的細(xì)節(jié)。
3．
篇章結(jié)構(gòu)安排要清晰明了、合理、邏輯性強(qiáng)。如，報告分幾大主要部分，分幾個小節(jié)，大標(biāo)題和小標(biāo)題各是什么。正式的報告要講究規(guī)范性，一般由標(biāo)題、內(nèi)容提要、目錄、引言、正文、結(jié)束語等主要部分組成。簡短的或非正式的報告要確定小節(jié)標(biāo)題，要點(diǎn)使用要清晰、醒目。
4．
篇章的組織模式一般為時間先后順序式，也就是說，按工作進(jìn)行的先后順序來組織篇章結(jié)構(gòu)；或者按照各項工作的主次、重要性來組織；也可以將兩者有機(jī)結(jié)合。如在某一段時間內(nèi)做了幾項工作，那就可以在時間總框架內(nèi)，按工作的主次來組織。
5．
語言要簡潔明了，直截了當(dāng)。報告的長短一般取決于報告的內(nèi)容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語言都必須簡潔、流暢，切忌陳詞濫調(diào)。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費(fèi)力，對方閱讀更浪費(fèi)時間。撰寫商務(wù)英語報告時要盡量避免啰嗦啰唆，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達(dá)需要表達(dá)的內(nèi)容。
6．
建議明確果斷。多數(shù)報告都有結(jié)論和建議部分，是報告的核心。撰寫時，應(yīng)確保報告的結(jié)論和建議是經(jīng)過充分論證而得出的，而且應(yīng)明確果斷，切忌模棱兩可。
四、商務(wù)報告的構(gòu)成
（一）摘要（Executive Summary）
一份正式且篇幅較長的報告通常要在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁，是
報告的導(dǎo)言、調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的內(nèi)容總結(jié)。這部分一般在整篇報告寫好以后再寫。非正式或篇幅較短的報告則無需寫摘要。寫摘要時，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。
1．
盡量限制段落的數(shù)量，一般可用三段式：報告的目的、報告的調(diào)查結(jié)果和結(jié)論、報告的建議。
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