2．讀者是誰
?我寫的信會影響到誰 ?

3．
信中要談及什么事情 ?主題的范圍是什么？

（二）第二步：寫作過程
確定了主題內容后，你就會知道要對這一主題做哪些調研。有時可以憑記憶，有時卻需要查找價目單，了解這段時期供貨商的情況或者調查客戶的背景。在寫作之前，需要收集所有你需要的材料，這樣可以避免在寫第一稿時為了查找某個
具體的事實或信息，突然在寫作中間停頓下來。可以分以下幾個小的步驟進行。
1．怎樣組織這封信？即開頭段、中間段和結尾段應該怎樣構思？
2．
把將要談論的要點按順序在大綱中排列清楚。確保所擬大綱中包括要談及的所有要點。完成大綱后，再檢查一遍要點排列的順序以確保信函的思路清晰一致。

3．
構思初稿。完成開頭段、正文和結尾段的第一稿寫作。無論是怎樣的一封信——銷售信、申請信用卡信、催款信、確認信還是拒絕信，都不外乎這幾部分。每一部分都有不同的目的，要盡量遵循具體清晰的語言風格和寫作原則。

（三）第三步：修改
修改時要將自己的身份從作者變為讀者。從頭到尾將文章瀏覽一遍，就像從來沒有讀過一樣。有可能的話，將第一稿放在一邊“晾一晾”，第二天再以新的眼光看，你會覺得有不同的感受。修改信函時需要檢查以下幾個部分：
1．
這封信的目的是什么？我表達清楚了嗎？

2．
信中的要點是按邏輯完整排列的嗎？

3．我是否使用了清楚、簡單的語言？是否使用了復雜的結構、含義不清的詞語或套話、行話？
4．
我使用了主動語態還是被動語態？

5．
修飾語位于被修飾語附近嗎？

6．
我是否用昀少的字表達了完整的意思？

7．
句子和段落是否從上一段自然過渡到下一段？
另外，在檢查開頭段和結尾段時，還要問自己這樣的問題：

1．
我這封信引起了讀者興趣并促使他們行動了嗎？

2．
信的開頭向讀者提供了重要信息嗎 ?回答了讀者的問題了嗎？

3．
我使用的語氣恰當嗎？

4．
昀后一段我提出了具體方案要讀者去行動了嗎？

5．
如何讓讀者行動我表達清楚了嗎？

四、正確處理不同形式商務信函應遵循的原則
1．清晰。清晰是指把你的信息表述清楚以使收信人能夠很容易地理解它。模糊的信文會給雙方造成麻煩，繼而不可避免地產生更多的信函交流和解釋。這樣既浪費時間，增加經營費用，也損害了你的商譽和形象。
為了使你的信文清晰，你首先要搞清楚你想說什么，然后再用樸素、簡潔的詞語表達出來。恰當的、直接的、簡潔的英語正是我們所需要的。另外，你應謹慎地選擇格式的式樣和設計。
2．正確。正確指的是諸如恰當而語法無誤的語言、有事實依據的信息、正確而可信的
數字和習慣做法之類的內容。在商務寫作中，應特別注意不要在代詞、形容詞、冠詞、動詞、副詞、連詞和分詞這幾類詞上犯錯誤。
同時，也要注意事實方面的錯誤，如品名、規格、數量、交易條件、報價、銷售折扣、幣種、付款方式等，這些都容易出現錯誤。它們的出現是由于不注意和粗心，如打字不仔細、校對不到位或電腦刪改太草率等。對參考資料沒有進行必要的查閱也是出現錯誤的原因。因此，在信息發出之前必須反復檢查。
3．
簡明。簡明是說用盡可能少的文字進行表述。簡明的信文應當簡潔而完整地表述信息，同時不失清晰和得體。簡言之，要說的話一定要說到位，但不能把讀者的時間浪費在你的詞語上。句子要短，要避免不必要的重復，要刪掉過多的細節。簡明的信文不意味著篇幅短，若是你的信文涉及大量的信息，即使語言簡明，信文也會很長。

4．
具體。具體是指詳細、明確、生動而不是模糊和籠統。不論是寫首發函還是作答，你必須保證你的信文中涵蓋了所有讀者借以采取行動的信息。要避免不完整的信息。要么不提及某事，要么就寫透。寫作中應使用含義準確的表述，避免模糊的觀點。不要讓讀者揣測你的意思。

5．
得體。得體是指在信文中運用良好的人際溝通技巧。得體的信文應當是真摯的、友好的、有修養的、有鑒賞水平的和富于變通的。得體的商務溝通有助于加深你同當前合作伙伴的商業關系和彼此之間的友誼。

得體不是單純的禮貌，也不是中立或消極。得體具有積極的意義。該嚴肅的時候，就要嚴肅，但不要表現出你的氣憤，用詞要得體。另外，迅速、及時地處理商務溝通中的函件也是一種得體。

6．
體貼。體貼是指當你準備信文的時候，心中要裝著你的收信人，要設身處地地說讀者想說的話，想讀者正在想的事情，體會讀者的感受，要尊重讀者的感情。換句話說，心中裝著你的收信人，從他的觀點出發看問題，想象他的處境，按照他的經歷看待他出現的問題，進而表達你的觀點。進行商務溝通時，應當使用“您”而不是“我”或“我們”。這種深思熟慮的體貼也被稱作“以你為中心的態度”、“移情作用”、“將心比心”或“領會人類本性”。
　
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