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單位概況應簡述如下內容：
——單位名稱、地址和通信方法；
——隸屬關系；
——所有制性質，歷史沿革；
——組織機構設置；
——人員情況；
——主要業務范圍。
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5.12 質量方針和目標的編寫
5.12.1 質量方針是企業總的經營方針的一個重要組成部分，應具有全局性、戰略方向性，成為全體員
工的座右銘和處理質量問題所依據的最高準則。編寫質量方針應滿足如下要求：
——遵循質量管理的八項原則；
——與顧客的需求和期望相適應；
——引導組織向更高的目標前進；
——適應市場競爭的需要；
——具有可操作性，即經過努力可以達到；
——簡明，力求言簡意賅。
5.12.2 質量目標是將質量方針具體化的奮斗目標，應是經過一段時間的努力可望達到的目標。編制質
量目標應滿足如下要求：
——目標應高于法律、法規和上級領導機關和部門明確規定的起碼要求；
——目標應符合實際，也應高于目前已達到的水平；
——應具體化，盡可能定量化，至少應明確地定性；
——目標的具體內容可以多樣化。內容可包括：產品目標、服務目標、顧客滿意度目標、市場目標、
質量損失降低目標、質量管理體系目標、組織目標和資源目標等；
——應在組織內每一個相關職能和層次上規定質量目標。因此，應將組織的質量目標進行展開和分
解。
5.13 組織結構圖的編寫
5.13.1 組織機構圖包括行政的組織機構圖和質量管理的組織結構圖。
5.13.2 質量管理的組織結構是質量管理工作有效運行的組織保證。質量管理部門應有對其他業務部門
進行指導、監督、檢查、考核的職責。
5.13.3 行政的組織機構圖（見圖1 例）。圖中并列的方框表示同一行政級別，上下連接方框的實線表
示隸屬關系。
圖1 行政的組織機構圖
5.13.4 質量管理組織機構圖與行政的組織機構圖不同（見圖2 例）。圖中方框所處的位置只表示在質
量管理體系中的地位，不表示行政級別的高低。上下連接方框的虛線表示指導關系。
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圖2 質量管理組織機構圖
5.14 職能的編寫
5.14.1 職能是單位應有的作用。應根據實際情況，對本單位職能做出明確描述。
5.14.2 應避免部門與部門之間各種職能的重復、交叉或者脫節。可采用職能分配表（見圖3 例）將職
能進行分配。
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圖3 質量職能分配表圖例
5.15 職責的編寫
5.15.1 職責應明確崗位所應完成的任務、應承擔的責任、應具有的權限。
5.15.2 職責與職權對等，有責有權，以保證其履行質量職責的需要。在明確管理人員和值班人員職責
的同時，應對權限、任職資格做出明確規定。
5.15.3 應保證本單位各崗位的職責能夠落實本單位的職能。
5.16 規定和制度的編寫
5.16.1 規定和制度是單位或部門依據法律、法規的有關規定，針對某項具體管理工作而制定的行動準
則，要求本單位或部門的有關人員共同遵守。用語應明確，避免含糊不清。
5.16.2 規定和制度一般采用條文式，依次列述規定內容。
5.16.3 其結構可分為標題、正文、結尾三部分。
——標題：由制定單位、事由、文種三部分組成。如：塔臺管制室交接班制度。有的制度標題中不
寫制定單位，而將它寫在末尾。
——正文：由總則、分則、附則組成。總則是關于制定制度的指導思想、目的等項內容的說明。分
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則是規范項目，是制度的實質性內容。附則則提出執行要求等事項。分則一般包括三個方面：
a) 規定工作的內容、質量、數量等；
b) 規定工作方法、要求、順序等；
c) 明確獎懲辦法。
——結尾：寫明制定單位、公布日期。單位內部行文公布不必蓋章，如需廣泛下發執行者，應落款
公章。
5.16.4 在規定和制度的標題下、正文前，應以表格形式標識修訂次數、編寫（修訂）人、審核人、批
準人、編寫日期，見表3。如果為初次編寫，修訂次數應填寫阿拉伯數字“0”。在規定和制度中，此
表不編號。
表3：修訂記錄表
修訂次數 編寫（修訂）人 審核人 批準人 編寫（修訂）日期
5.17 程序的編寫
5.17.1 程序是為進行某項活動所規定的途徑。編制程序應充分體現5W1H 原則（Why、Where、Who、When、
What 和How）。
5.17.2 程序應具有可操作性。程序中的規定必須明確、具體、易懂，避免抽象、模棱兩可、含糊不清，
做到：職責劃分清晰、工作內容詳細、工作環節齊全、流程安排合理、操作標準明確、記錄及時完整。
5.17.3 程序的章節結構一般包括七部分：目的、適用范圍、職責、術語和定義、工作程序、相關/支
持性文件、記錄。
——目的：應說明該程序的控制目的、控制要求；
——適用范圍：應指出該程序所規定的內容和所涉及的控制范圍。必要時說明不涉及哪些方面，以
分清相關程序的界面；
——職責：規定實施該程序的單位或人員的職責以及相關單位或人員的職責；
——術語和定義：明確程序中涉及到的術語和定義，見5.10；
——工作程序：應主要規定以下6個方面的內容：
a) 確定需開展的各項活動及實施步驟；
b) 明確涉及的人員；
c) 規定具體的控制要求和控制方法。為使程序精煉，可以引用相關的有效的文件內容；
d) 確定開展各項活動的時機；
e) 給出所需的設備、設施及要求；
f) 規定例外情況的處理方法。
——相關/支持性文件：應列出與本程序有關的相關文件/支持性文件。編排順序見5.9；
　
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